POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En estricto cumplimiento del marco normativo establecido por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador, PHAIDROS LEGAL S.A.S. (en adelante, "FEDRA") establece la presente Política de Privacidad. El objetivo de este documento es informar de manera transparente y detallada a los titulares de los datos sobre las condiciones y finalidades del tratamiento al que son sometidos sus datos personales, reafirmando nuestro compromiso con la protección de su derecho fundamental a la privacidad y confidencialidad de su información.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento:

La entidad responsable del tratamiento de sus datos personales es:

• Razón Social: PHAIDROS LEGAL S.A.S.
• RUC: 1793197522001
• Denominación Comercial: FEDRA
• Domicilio: Av. Eloy Alfaro E6-24, Edificio Milenium, Piso 14, Quito, Ecuador.
• Delegado de Protección de Datos: Para cualquier consulta o ejercicio de derechos, puede contactar a nuestro delegado a través del correo electrónico: info@fedralegal.com.

2. Origen y Métodos de Obtención de Datos:

FEDRA podrá recabar datos personales a través de diversas vías, entre las que se incluyen:

• Provisión Directa: Información proporcionada directamente por el titular al iniciar cualquier tipo de relación contractual o de servicio con nuestra Plataforma Legal.
• Interacción Digital y Física: Datos recopilados durante el acceso a nuestras plataformas web, sitios en línea o al ingresar a nuestras instalaciones físicas.
• Fuentes de Acceso Público: Información obtenida de fuentes legítimas y de acceso público, conforme a las permisiones establecidas en la legislación vigente.

3. Finalidades y Bases Legales del Tratamiento:

El tratamiento de datos personales se fundamenta en finalidades lícitas y específicas, amparadas en las siguientes bases legales:

1. Por Necesidad para la Ejecución de un Contrato:

1. Gestión de Colaboradores:
• Validación de la identidad y competencia profesional.
• Formalización, desarrollo y terminación de la relación contractual.
• Administración de pagos por servicios y cumplimiento de obligaciones contables y fiscales.
• Gestión de comunicaciones internas y externas, y administración de los servicios de la Plataforma Legal FEDRA.
• Resguardo de la información corporativa y de los colaboradores.
2. Gestión de Clientes:
• Creación y administración de expedientes y archivos relacionados con los servicios legales contratados.
• Cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas con el cliente.
• Justificación y transparencia en la gestión de honorarios.
• Análisis y prevención de posibles conflictos de interés.

2. Por Cumplimiento de una Obligación Legal:

• Implementación de deberes y obligaciones en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos conexos.
• Realización de análisis estadísticos y actuariales para la gestión de riesgos, en estricto apego a la Ley Orgánica de Prevención de Lavado de Activos.
• Atención a requerimientos derivados de mandatos legales que competan a FEDRA.

3. Por Consentimiento Libre, Informado e Inequívoco del Titular:

• Transferencia de datos personales a proveedores de servicios estratégicos, exclusivamente cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y operativas.

4. Categorías de Datos Personales Sujetos a Tratamiento:

FEDRA podrá tratar las siguientes tipologías de datos, según la naturaleza de la relación con el titular:

• Datos Identificativos: Nombre, apellidos, número de cédula, etc.
• Datos de Contacto: Correo electrónico, dirección domiciliaria, número de teléfono, etc.
• Datos sobre Características Personales: Estado civil, edad, sexo, número de dependientes, etc.
• Datos sobre Circunstancias Sociales: Características de la vivienda, situación familiar, propiedades, aficiones, etc.
• Datos Financieros: Información de cuentas bancarias, saldos promedio, declaraciones de impuestos (IVA, renta), etc.
• Datos Académicos y Profesionales: Historial académico, titulaciones, experiencia laboral, etc.
• Datos de Salud: Fichas médicas, resultados de exámenes, información sobre condiciones preexistentes, etc.

5. Comunicación de Datos a Terceros:

Sus datos personales podrán ser comunicados a terceros únicamente para cumplir con las finalidades establecidas y las obligaciones legales, sin que ello constituya una cesión para fines distintos. Los destinatarios pueden incluir:

• Entidades de la Administración Pública: Servicio de Rentas Internas, Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, Fiscalía General del Estado, Policía Nacional, y órganos judiciales.
• Auditores Externos: En el marco del cumplimiento de obligaciones contractuales y de auditoría legal.
• Otras Entidades: Aseguradoras, empresas de formación, servicios de mensajería y otros clientes o entidades ante las cuales sea indispensable la identificación de nuestros colaboradores y/o clientes para la prestación del servicio.
• Proveedores de Servicios: Entidades que actúan como encargados del tratamiento en nuestro nombre para la correcta operación de nuestros servicios.

6. Conservación y Seguridad de los Datos:

1. Periodo de Conservación: Los datos personales serán conservados mientras se mantenga vigente la relación contractual. Una vez finalizada, la información permanecerá bloqueada por los plazos legales aplicables, incluso de manera indefinida si la ley así lo exige. Durante este periodo de bloqueo, el acceso a los datos estará restringido y su tratamiento se limitará exclusivamente al cumplimiento de obligaciones legales o a la atención de requerimientos de autoridades competentes. Es responsabilidad del titular proporcionar información veraz y actualizada, cuyo incumplimiento podría acarrear las consecuencias legales pertinentes.
2. Medidas de Seguridad: FEDRA ha implementado y mantiene rigurosas medidas de seguridad de índole técnica, organizativa, administrativa y jurídica, diseñadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales. Estas medidas buscan prevenir el acceso, la revelación, el uso o la modificación no autorizados de su información y son sometidas a revisiones y pruebas periódicas para garantizar su eficacia.

7. Derechos del Titular de los Datos:

La legislación le confiere los siguientes derechos sobre su información personal:

• Acceso: Solicitar y recibir información detallada sobre el uso que damos a sus datos.
• Rectificación: Corregir o actualizar cualquier dato personal que sea inexacto o haya cambiado.
• Supresión (Eliminación): Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no exista un fundamento legal para su tratamiento.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos basado en el interés legítimo, siempre que se justifique en una situación personal concreta y no prevalezcan razones imperiosas para continuar con el tratamiento.
• Limitación del Tratamiento: Solicitar la suspensión temporal del tratamiento de sus datos en supuestos como la impugnación de su exactitud o la ilicitud del tratamiento.
• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o solicitar su transmisión a otro responsable del tratamiento.
• Retiro del Consentimiento: Revocar su consentimiento para un tratamiento específico en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
• A no ser Objeto de Decisiones Automatizadas: No ser sometido a decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos significativos en usted.

8. Derechos del Titular de los Datos:

Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados, o para plantear cualquier cuestión relativa al tratamiento de su información, deberá dirigir una solicitud fundamentada al Delegado de Protección de Datos a través del correo electrónico: info@fedralegal.com.El ejercicio de estos derechos está sujeto a las excepciones previstas en la ley, como la salvaguarda del interés público. Toda solicitud legítima será verificada y recibirá una respuesta en un plazo máximo de quince (15) días.